[free] 共有フォルダの設定手順

IT・PC

共有フォルダについて

昨今、企業間での書類・文書を電子ファイルで受け渡しすることが増えてまいりました。電子ファイルでやり取りすることによりコストの節約(切手代、印紙代、印刷コストなど)、時間の節約の効果があります。

しかしながら旧来のように電子メールに添付して送付すると以下のような問題があります。

  • 電子メールは簡単に傍受できるため重要な書類を添付して送信することはセキュリティ的に問題がある
  • 添付ファイルをパスワード付きZIPファイルとした場合、
    • 受信側でパスワード付きZIPファイルのウィルスチェックができない
    • パスワードを別メールで送ったとしても経路が同じなので簡単に傍受される
  • 送信先を間違えて送ってしまった場合、取り消すことはできない

これらの問題を解決する手段としてオンラインストレージ上に共有フォルダを作成し、そのフォルダ上でファイルをやり取りすることをご提案いたします。

目的

取引先担当者様(以下、ユーザー様)と弊社合同会社React(以下、React)との間で書類・文書の電子ファイルをやり取りするに当たり、安全(高セキュリティ)かつ簡便に受け渡しすることを目的とします。

技術的概要

弊社が利用しているMicrosoft社のMicrosoft 365(旧Office 365)内のオンラインストレージであるOneDrive for Business上にユーザー様ごとに共有フォルダを用意してファイルのやり取りを行います。

Reactのテナント内のOneDrive for BusinessにはSharePointというものを介してアクセスします。SharePointにユーザー様用のグループを作成し、その中に共有フォルダを作成してファイルを共有します。ReactのテナントおよびSharePointにはReactから招待したアカウントの方のみがアクセスできる仕組みです。

共有フォルダの概念図

招待されたMicrosoftアカウントを持つ人しか共有フォルダにアクセスできないため高いセキュリティが確保されています。他のグループのファイルを見ることもできません。また自由にファイルをコピー、削除できるためメールのように誤送信の心配もありません。

初期設定手順

初期設定の大まかな流れ

React ユーザー様
1.Reactの社内システム(Microsoft 365)へのゲストとしてユーザー様を招待する  
  2.Microsoft経由で届いた招待メールに従って招待を承諾する
  3.Microsoftアカウントに登録
(注:招待したメールアドレスがMicrosoftアカウントではない場合のみ)
4.共有フォルダを設置してユーザー様を招待する  
  5.Microsoft経由で届いた招待メールに従ってフォルダにアクセス
  1. アクセス成功の場合
  2. 共有リンクの検証が表示される場合
  3. アクセスできない場合
  6.招待メールを保存、または共有フォルダをお気に入り(ブックマーク)保存しておき、次回からのアクセスに利用する

▼以下、上記の大まかな流れの詳細説明です。項番は上記の大まかな流れの番号に対応しています。

2.React社内システムへの招待を承諾する

Microsoftより以下のメールが届きます。

Reactからの招待であることを確認して「招待の承諾」をクリックしてください。

ここで、招待されたメールアドレスがMicrosoftアカウントではない場合は次の「3.Microsoftアカウントの登録」に進みMicrosoftアカウントの登録を行ってください。
もし招待されたメールアドレスがMicrosoftアカウントである場合は「2.React社内システムへの招待を承諾する(の続き)」に進んでください。

3.Microsoftアカウントの登録

共有フォルダをご利用いただくにはReactが招待したメールアドレスがMicrosoftアカウントである必要があります。メールアドレスがMicrosoftアカウントとして登録されていない場合のみ、以下の手順に従って登録を行ってください。

Microsoftアカウントとは

Microsoftが提供するサービスを利用するために必要になるアカウントで、お手持ちのメールアドレスで登録します。例えばOfficeやOneDriveなどを利用するためにすでにアカウントをお持ちである可能性が高いです。
必要に応じて複数のアカウントを取得することも可能です。アカウントへのサインインや切り替えを行うにはこちらへアクセスしてください。

「2.React社内システムへの招待を承諾する」で「招待の承諾」クリック後、以下のようなダイアログが表示されます。

招待を受けるためには招待されたメールアドレスのMicrosoftアカウントでサインインする必要があります。上図の「これからサインインするアカウント」と、「現在サインインしているアカウント」が異なる場合はサインインし直す必要があるので、「サインアウトし、別のアカウントでサインインする」をクリックしてください。

招待されたメルアドがMicrosoftアカウントとして登録されていない場合、以下のダイアログが表示されます(すでに登録済みの場合は表示されません)。

「次へ」をクリックすると以下の「パスワードを作成する」ダイアログが表示されます。できるだけ強固なパスワードを設定し、パスワードは忘れないようにメモしておいてください。

「次へ」をクリックすると、招待したメルアド宛にメールが送信され、以下のダイアログが表示されます。

受信したメールに記載されているコードを入力して「次へ」をクリックします。

このアカウントの登録者がロボットではないことを証明するために簡単なクイズが出題されます。「次へ」をクリックして出題されたクイズ(?)に回答してください。クイズに回答するとMicrosoftアカウントの登録が完了します。

2.React社内システムへの招待を承諾する(の続き)

React社内システムへのアクセス許可の承認ダイアログが表示されます。内容をよく読んで「承諾」ボタンをクリックしてください。

「承諾」をクリックすると以下のマイアプリ画面が表示されれば成功です(使用できるアプリは表示されません)。以後、この画面は使いませんので閉じてください。

5.Microsoftから届いた招待メールに従ってフォルダにアクセス

React側で共有フォルダへの招待操作を行うと、Microsoftからユーザー様宛に以下のようなメールが届きます。

上の図では「TESTフォルダ」となってる部分に実際に共有するフォルダ名が表示されます。

フォルダ名のボタン、または「開く」ボタンをクリックしてください。
その後はお客様のパソコンの設定環境により遷移する画面が変わってくる場合があります。

5-1.アクセス成功の場合

以下のようにブラウザで共有フォルダ内のファイルやフォルダーが表示されればアクセス成功です。

5-2.共有リンクの検証が表示される場合

以下のように「共有リンクの検証」というダイアログが表示される場合は、招待されたMicrosoftアカウントでサインインしていない状態です。
招待されたメールアドレスが表示されていることを確認して「次へ」ボタンをクリックしてください。

続けてパスワードの入力が求められますので、Microsoftアカウントのパスワードを入力して「サインイン」をクリックしてください。

5-3.アクセスできない場合

以下のように「IDを確認します」というダイアログが表示される場合は、そのMicrosoftアカウントでのアクセス権が無い可能性があります(招待されたMicrosoftアカウントのメールアドレスを入力して「次へ」をクリックしても先へ進めません)。

この場合はReact担当者までお問い合わせ願います。

6.次回からのアクセスを簡単にする

初回アクセスに成功したら次回からのアクセスを簡単にするため手順をご紹介します。

お気に入り(ブックマーク)に登録

一番手軽なのは共有フォルダをお使いのブラウザのお気に入り(ブックマーク)に登録することです。登録する手順はブラウザにより異なりますので、以下のリンクを参照してください。

招待メールを保存する

初期設定で使用したMicrosoftからの招待メールを保存しておく方法です。手順としては受信トレイに保存用のフォルダを作成してそこに招待メールを移動します。これにより招待メールが探しやすくなります。
フォルダの作成はご利用のメーラーにより操作方法が異なりますので、以下に一例のリンクを貼っておきます。それ以外のメーラーをお使いの場合はメーラーの説明書を御覧ください。

  • Gmailの場合 → フォルダではなくラベルで整理します
  • Outlookの場合 → フォルダを作成し、そのフォルダに招待メールを移動します

■エクスプローラーへの同期について

デスクトップのOneDriveアプリを利用してOneDriveのフォルダをエクスプローラーに追加し、パソコン内のファイルと同じように扱うことができる機能があります。しかしReactとの共有フォルダは組織外の方にファイルやフォルダーを同期する権限を付与していないため利用できません。弊社セキュリティ上のポリシーですので何卒ご了承願います。

共有フォルダの使い方

共有フォルダはWeb版のOneDriveに近い画面ですが、ドラッグ・アンド・ドロップでファイルのコピーや移動ができないなどお世辞にも使い勝手が良くはないです。
共有フォルダ画面の使い方を説明します。

基本的な画面

基本的な操作(操作メニュー)

対象のファイルに対するコピーやプレビューなどの操作は、ファイル名の右あたりにマウスカーソルを持っていくと「︙」が表示され、このボタンをクリックすると操作メニューが表示されます。ほとんどの操作がこのメニューから行えます。

ファイルのダウンロード

共有フォルダ上にあるファイルをご自分のパソコンにダウンロードするには、まずダウンロードしたいファイルの左側にチェックを入れ、「︙」をクリックして操作メニューを開いて「ダウンロード」をクリックします。

ダウンロードしたファイルは「ダウンロード」フォルダなど、ブラウザで指定されているフォルダにダウンロードされます。

ファイルアップロード

ご自分のパソコンから共有フォルダにファイルをアップロードするのは、エクスプローラーからファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけです。

ちなみにフォルダ名の上にあるメニューから「アップロード」をクリックしてファイルやフォルダをアップロードすることもできます。
ファイルを選択するチェックをすべて外した状態にすると「アップロード」という項目が表示されるのでクリックします。するとサブメニューが表示されるのでアップロードしたい物に合わせて「ファイル」または「フォルダー」をクリックすると対象ファイルを選択するダイアログが表示されるので選択して決定します。

ファイルのコピー・移動

ファイルのコピー・移動はほぼ同じ操作です。

①コピー・移動したいファイルの左側をチェックして選択します(複数選択できます)
②チェックしたファイルの右側の「︙」をクリックして操作メニューを表示します
③操作メニューより「移動」または「コピー」をクリックします

画面右側に表示されたウィンドウでファイルの行き先を指定します。
「現在のライブラリ」をクリックします。

コピーまたは移動したいフォルダを選択し、「ここにコピー(移動)」をクリックします。「新規フォルダー」をクリックしてコピー(移動)先のフォルダを新たに作ることもできます。

ファイルを移動した場合はコピー元のファイルは削除されます。
同じフォルダにコピーした場合は自動的にコピー元と違うファイル名でコピーされます。

ファイルの削除

共有フォルダにあるファイルを削除します。
削除したいファイルの左側にチェックを入れ(複数選択可)、ファイル名右側の「︙」ボタンをクリックして操作メニューを表示し、「削除」をクリックします。

すると確認ダイアログが表示されるので、「削除する」をクリックします。

ファイルのプレビュー・編集

ファイルの種類によってファイルのプレビュー(簡易表示)や編集が可能です。

拡張子が.jpg、.pngなどの画像ファイルや.pdfのPDF文書ファイルの場合、ファイル名をクリックするとプレビューが見られます。

拡張子が.docxのWord文書ファイルなど、Officeファイル(Word/Excel/Powerpointなど)はファイル名をクリックして開き、パソコンにOfficeがインストールされていなくても簡単な編集ができるので便利です。

例えばWord文書の場合、上図のように編集メニューとツールバーが表示され基本的な編集(文字の入力、簡単な書式設定、画像などの挿入など)を行うことができます。Excelでは利用できる関数に制限があり、マクロも利用できないところに注意してください。
変更内容は自動的に上書き保存されるので注意してください。名前を付けて別名で保存することもできます。編集を終了する場合はそのままダブを閉じます。

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